利用信息技术提高幼儿园管理效能

Greedlinn

        2004年，我们在专业技术部门的协助下，开始尝试将信息技术运用于本园管理工作中，经过不断改进和完善，逐步构建了一套行之有效的管理体系。该体系由两部分组成，第一部分是承载着教育教学资源重组利用功能的资源管理系统，第二部分是利于网状管理实施的网络监控系统。这两个系统的构建和运用突破了传统意义上“以人管人、以人管物”的观念，采用信息技术实现了对资源的有机统整，改变了传统方式中教学资源低效利用的现状，为幼儿园管理实现方便、快捷、高效提供了可能性。下面主要谈谈两大系统是如何组建和运用的。

        一、如何在幼儿园管理中实现信息技术的有效运用

       (一)建立资源管理系统，整合幼儿园教育教学资源

        传统的幼儿园教学资源管理，大多是对教玩具等实物的管理与使用。有的幼儿园虽然建立了教学实物管理库，但基本是使用人力进行管理，或由专人实行统一管理；或放权到班级，由各班派人专门管理；甚至由教师自行管理，储存在本班活动室附设的小房间内。然而，由于各领域教育教学资源内容庞杂，分类形式不统一，故管理繁琐，经常会出现物品交叉放置导致查找困难等问题，不便于教师检索和借用。而且，不少教师即使借到教学具却不知如何使用，大量的学具由于具体制作的使用方法无法分享，造成教师制作的教学具只有自己会用，其他教师不知如何使用，因而难以实现资源的共享，资源浪费较大。

         资源管理系统是将幼儿园的教育教学资源按照一定标准进行重新整合而成的系统。该系统主要分为以下两个方面：实物管理库与信息管理库。实物管理库是类似传统库房存储但经过设置编码进行管理的实物库，它由教具库、玩具库、服装库、体育器械库、功能室材料库和图书室等组成。其中，功能室材料库主要由园内所设功能室的数量决定，包括科学室材料库、音乐室材料库、烹饪室材料库、美工室材料库等。信息管理库是主要与信息技术配套的相关数据库，是一个完全依托计算机技术建成的数据化系统，所有的资源存储于专门的主机中，资源的提取、使用必须依靠计算机设备。这两大资源管理库既相互独立运行，又有一定的交叉关联，它们共同实现幼儿园对自身教育教学资源的综合高效利用。如何建立资源管理系统呢?

        1．设置实物管理库。

        实物管理库有别于传统意义上的库房之处在于：它对原有库房进行新的分类、重组和加工，是一种存取便捷、易于管理的新型库房。在实物管理库的设置上，我园主要借鉴档案管理理论来建库，以类为块来划分各子库房。在整理归类建库的过程中，我们思路清晰、分步实施、逐层细分，主要分三步来完成。

         第一步是回收清理物品。先将分散到各班的教具、玩具、体育器械、图书等实物资源统一进行回收，组织人力进行清洗，将已经损坏和具有潜在危险的物品剔除，确保资源的安全性。

         第二步是分类编码建档。首先将已经清点完毕的资源首先按子库房(分别为教学具库、玩具库、服装库、图书库)进行初步分类，其次按每个子库房的子目录进行二次分类，最后再根据一定的规律进行编码。编码可由关键字母或字组成，并要有一定的规律性，以便取放。我园每一专门库都采用字母缩写为编码进行代表，如学具库为XJ、玩具库为WJ等。编码设置要易懂易记易联想。以学具库为例，库由不同的四层柜组成，每一层柜用一个字母代替，分为A、B、C、D等若干柜，其中A、B柜存放立体学具，C、D柜存放学具套，依此类推。每一柜又由四层、四列组成，层用数字101、202、303、404代表，列用层代码首位的变化来表示，如第一层为101、102、103、104。每层又细分为格。每一格又细分为排列放置整齐的文件框。以存储于某一处的学具套为例，其完整的编码为XJAl01—2，此编码代表的意思是该学具套的取放方位为学具库(编码为XJ)A柜第一层第一格第二个文件框内。总之，每种资源具体涉及的内容或领域分类则要通过信息管理系统(即下文谈及的“信息管理库”)中获取。编码可根据实际情况而定，但在实际操作中，我们认为越精细到位越便于系统管理员进行管理。

        第三步是拍照依规则入库。对已经编码的学具进行拍照，为建立信息管理库做准备。照片按一定的规则——以类存放并建立相关的文件夹，然后存入库中，以便查索。

         在建立实物管理库的过程中，我们建议：一是为保障整个系统的畅通运作，幼儿园在条件允许的情况下，应设置专人负责，并在管理上给予相应的政策倾斜。二是在实际操作中，尤其是编码时为了保证各类材料放置合理，应先编写字母代码，将材料按类放入库房后根据其实际位置再进行数字编码设置。这样会有效地避免出现学具太多不够放或太少浪费空间的现象发生。

        2．设置信息管理库。

        信息管理库是基于计算机技术而建成的管理软件。因为其主要是立足于对教育教学资源的高效管理，因此我园借鉴了图书信息管理的技术，并在SQLSERVER的平台上进行建设，系统开发是使用NET，数据库是使用SQL。整个系统界面清晰，易使用，且功能齐全。它具有四种功能：第一是存储功能，可以将大量的图片、文字、声像等存放在软件中；第二是检索功能，可以通过关键字进行有效检索，便于资源的查找；第三是添加功能，系统管理员可以随时在后台添加各类信息，丰富系统；第四是汇总功能，可以根据需要进行资料的量化汇总，以便分析总结。如可查看教师的借阅量、图书的库存数等。为更好地进行信息管理，我园的信息管理库细分为两个组成部分：

         (1)物品借阅系统。该系统主要是对实物管理库里所有物品进行信息化管理。所有的入库材料均可在园内网上进行查阅，界面包括了实物的图片、编码、使用说明、购置及制作工本费用等。

         (2)教学信息系统。该系统主要对教育教学过程中的网上资源进行管理。它包括网上收集到的照片、图片、视频、课件、FLASH等，以及可以转录的各类教学素材、扫描的文字资料等。在建设该系统时，为便于存放使用信息资料，要注意及时添加转录或下载的数据，忌空泛地堆积材料。细分化有益于教师快捷使用，各资源应按功能、领域、类属等进行细分，尽可能建立多层分类目录。检索关键字的确定要便于教师工作，如教师在活动中要使用到动物“马”的图片，他可以输入关键词“动物”，检索到“马”的图片；也可以直接输入关键字“马”，找到“马”的图片。

        (二)建立网络监控系统，灵活高效采集、监控教育教学过程

        为更好地采集、管理教育过程，我们还采用16路数字电视、音频数据采集机在全园设置了监控系统，一台监控(16支摄像头)可以录制3天即72小时的数据，监控枪可以旋转320度，在发现问题时可以及时编辑视频进行观看。监控具有移动报警功能，在待机状态下，有物体经过就能将其拍摄下来。室外监控则有红外线功能，在没有光线的情况下，红外线能起到夜视作用。网络监控系统建立的有效性之一体现在管理者既可以通过桌面电脑一次观看到幼儿园一日生活中八个幼儿班的活动情况，提高了管理的效能；也可以跟踪拍摄幼儿活动，为收集幼儿自然状态下的活动数据提供支持。

        二、信息技术在幼儿园管理中的运用效果

        信息技术的运用带来的不仅仅是工作方式、方法的改变，更重要的是观念的改变，无论是管理者还是施教者，都开始用一种新的眼光重新审视园内资源的整合与利用，重新评价管理的策略与效能，这对创建优质园起着重要作用。

        (一)优化幼儿园管理过程

        其一，资源库与网络监控系统的建立，系统地整合了幼儿园教育教学资源，突出了分类合理、网上查阅、图片文字说明同步的功能，实现了查找、借阅和统计的方便、快捷，使管理策略由单一指导型向全方位复合型转变，更为科学。通过网络监控系统，幼儿园管理者可进行横向的分析比较，也可以录制某一活动进行纵向观摩和案例分析，为组织园本培训提供了有利条件。管理者还可以通过信息管理库收集到大量的原始数据，如借阅图书的种类、数量，教玩具的使用情况、优劣和损耗等，这有助于在全员考核评价过程中进行量化分析，推动了幼儿园科学管理的进程。

         其二，资源管理系统建成后，教师除可直接到图书室查看书本资料外，也可以通过实物库借阅到想要的教学具、玩具等实物，还可通过信息管理系统查找各类材料、文字、图片、动画等。传统的教学准备中，教师多是依靠自身的努力去获得资源，查阅资料、借阅材料需要大量的时间，费力劳神，有时找到好的教材却没有相配套的材料帮助，教师的工作量大而繁琐。通过信息技术，缩短了查找的时间，查找的准确性大大提高，减轻了教师繁重的工作负担，使他们有更多的时间、精力关注幼儿，为自身进行观察、诊断、反思、调整活动创造了有利条件。

         其三，信息库中存储了大量的课件如音乐、舞蹈、图片等教学资源，方便了教师利用多媒体技术进行教育教学，教学资源的生动直观极大地调动了幼儿的积极性，增强了教师利用现代化教学设备的动力，丰富了教学手段，提高了教育教学质量。

        (二)凸显幼儿园管理特色

        资源管理系统和网络监控系统的建成，大大提高了我园的管理效能，逐渐成为我园管理上的一个特色。近年来，省内外同行近万人次来园参观学习。我们秉承互帮互学的原则，交流范围不仅包含关键技术的传授，也包含对他们在具体操作中的持续指导和帮助，为实现幼儿教育优质化起了一定的示范和辐射作用。

       三、运用信息技术实现高效管理应注意的问题

       (一)加强园本培训，提高教师相关的专业素养

        在信息系统投入使用之前，我们注重让教师认识信息技术的作用，使其产生认同感。通过向每一位教师发放使用说明书，让教师预先了解信息管理系统的程序，感受信息技术带来的高效快捷，方便教师进行操作学习，增强他们使用信息系统的信心。

         正确的认识能有效避免教师产生不良情绪。例如，在网络监控系统投入使用之初，有些教师有抵触情绪。通过反复宣讲，教师认识到网络监控系统的目的并不在于监视自己，而在于采集幼儿的日常生活的原始数据。管理人员能够利用监控同时调阅多个幼儿班的录像，预防突发事件的发生；同时在遇到家长投诉的时候，也能够方便地调阅录像进行查看、明辨是非。而且，教师可以就某一活动录像进行纵横比较，多方面借鉴和总结，提高自身教育教学水平。教师在心理上逐步认同了信息技术给他们工作带来的方便，为促进其主动学习运用新技术奠定了基础。

         在此基础上，我园积极搭建平台，创造条件让教师多接触电脑，提高其使用计算机的技术水平。在园本培训中，我们针对教师计算机技术普遍偏低的问题，专门请来信息技术人员进行计算机使用和网络技术的培训；同时，购置电脑，组织所有教师参加了课件制作学习班，并鼓励教师利用电脑备课等。这些措施的运用大大提高了教师的专业素养。目前，全园每一位教师都能熟练使用信息系统，使幼儿园教育教学质量不断提升。

        (二)信息管理系统的构建和运行应结合园本实际，在建设中不断改进和完善

        信息管理系统的构建不可能一蹴而就。在构建过程中，幼儿园应注重结合园本实际，边建边改，不断地丰富和完善。例如，我园在实物管理系统建成之初，所有物品并没有图片与之配套，在借阅的过程中常常造成物品发放错误和借阅物品不存在的现象。对此，我们特邀了专业技术人员参与研讨和指导，提出相关的改进方案：拍摄实物图片，通过信息管理库添加到实物管理系统当中，并配备相关的文字说明和使用说明。这样，教师在查找物品的过程中就能了解物品的用法，也能看到实物图片，提高了查找的准确性，使资源得到更为有效的利用。另外，在系统构建过程中，我们十分重视教师主体性的发挥，鼓励教师将日常收集到的素材、课件等通过管理员审核之后上传到系统中，并针对教师提出的意见和建议对信息管理系统不断进行改进，使整个系统随着实践的深入而日趋丰富、完善，保证了资源的逐渐积累和更新，使之能为教育教学工作提供更为有效的资源保证。