园所管理系统的构建

Greedlinn

       园所管理首先是从建立管理系统开始。但是，在实践中，管理者往往会陷入事务堆中，日常管理也显得零乱，随心所欲。为了改变这种状况，管理者应该通过建立管理系统来克服管理的混乱状态，建立管理的运行秩序。园所管理系统的构建主要包括组织系统与条例系统两个方面。


       一、建立完备的组织系统


       园所管理系统的建立应该从建立完备的组织系统着手。所谓组织系统，是指园所管理的组织存在与组织运行关系的系列。所以，组织系统的建立，不仅仅是组织机构的建立，其中还包括对组织的管理。建立完备的组织系统，大致包括以下两个方面的内容。


      （一）正式组织系统的建立与管理

        1．形成相应的正式组织机构。在园所管理系统中，正式组织机构的建立是管理的基础，管理者应该依靠组织系统来进行管理工作，而不仅仅是依靠管理者个人的力量来开展管理工作。建立正式组织系统是园所管理者的首要任务。在园所管理中，组织系统的建立首先是指党组织、行政组织、工会组织、团组织、教研组织、班组等各种正式组织的形成。对于园（所）长来说，园所组织的建立，还是比较容易的。然而，组织的建立并不等于组织系统的建立。组织系统建立的关键，还在于组织系统的有效运行。


       2．推动组织的正常运转。园所组织系统的真正建立，不在于有组织的存在，而在于组织的系统运行。管理者在建立组织机构的基础上，应该通过必要的授权与目标引导，使各个组织机构能够围绕园所的管理目标独立地开展工作，充分发挥各个组织机构的组织权限，利用各个组织的管理能量带动整个园所的管理工作。设法使园所的各个组织能够正常开展工作，是管理者建立组织系统的关键。

       3．强化组织的协作效应。在园所管理中，建立的组织能够独立地开展工作，还不能说是建立了完备的组织系统。因为建立完备的组织系统，既包括建立组织的机构系统，还包括建立组织的运作系统。由于组织机构的独立工作都是在同一个目标的引导下进行的，所以在整个管理系统中，各个组织之间的工作就需要通过协调而产生整体效应。否则，各个组织各行其是，或者是相互抵触，就会削弱整个管理系统的作用。作为园所管理者要特别注意协调各组织之间关系，解决矛盾，使之产生协作效应。


       （二）非正式组织的协调与管理


       在园所管理中，可以看到员工群体中还存在着非正式组织。按有关统计资料表明，非正式组织存在的机遇率，要超过正式组织存在的机遇率。非正式组织在管理过程中，究竟起积极作用还是起消极作用，这就取决于管理者的管理态度与管理方法。由于非正式组织一般是在员工群体中自发产生的，他们观点一致，兴趣相同，在“精神领袖”的影响下，非正式组织又具有一定的内聚力，所以管理者应该了解非正式组织的特点，要对非正式组织的管理策略加以研究，切忌对非正式组织采取简单排斥的态度。


       1．允许非正式组织的存在。管理者在发现非正式组织时，要有宽容之心，不要简单地排斥或者禁止其存在。因为管理者越是采取排斥态度，非正式组织的成员就越容易产生逆反心理或者是对抗行为，非正式组织的内聚力也就越强，对整个管理系统的干扰也就越大。在这里，管理者应该有宽广的胸怀，坦荡的胸襟，主动接近非正式组织，使之产生亲近感。


       2．加强与非正式组织及其成员的沟通。管理者应该寻找适当的时机，介入非正式组织的活动。通过直接沟通，消除双方的隔阂，使非正式组织及其成员对管理者逐步产生亲近感和管理的认同感。


       3．善于引导非正式组织。管理者可以在上述工作的基础上，对非正式组织进行疏导，把他们的精力和能量引导到工作上，让他们跟其他员工一样，也能关心和参与园所的管理工作，管理者还应及时肯定他们的工作成果，使非正式组织逐步纳入到整个管理系统中来。


       管理者只有在完成了组织的建立、组织的独立运转、组织之间的相互协作和对非正式组织的有效管理之后，才可以说是真正建立了完备的组织系统。


       二、建立完备的条例系统


       园所管理的条例系统是指对园所工作进行管理的规定、制度与章程及其系列性的运作。完备的条例系统不仅包括制度和条例的存在或制定；还包括形成制度、条例的系列和运行。在园所管理中，建立完备的条例系统主要包括硬性制度的管理与柔性制度的管理。


       （一）加强硬性制度的管理


       所谓硬性制度，就是指那些界限很明确的、很容易判断的直接约束组织成员具体的、外在的工作行为的规定或规章制度。例如，园所规定的上班时间为7点3O分，员工超过这个时间上班，就是迟到；员工不请假又不按时上班则以旷工论处。这类制度非常明确，容易把握。硬性制度对日常的、眼前的工作具有直接的、现时的和常规的制约作用，这是维系园所管理系统日常工作正常运行的保障性制度。由于这类制度的显性作用，所以管理者一般都十分重视对硬性制度的管理。


       在实际工作中，一些管理者只注重硬性制度的显形规范作用，而忽略了硬性制度管理的有关问题。这些问题主要表现在以下几个方面：一是管理者容易把规章制度当作“管、卡、压”的工具；二是规章制度缺乏代表性和民主性；三是制度面前不能一视同仁，缺乏制度管理的平等性；四是制度执行过程中的低权威性，这主要是指规章制度没有形成文本，在执行的过程中带有很大的随意性，降低了规章制度本身的权威性。


        对园所管理者来说，加强硬性规章制度的管理，不应该仅仅看作是规章制度的简单制定与执行，而是应该把握硬性制度的特点与功用，加强硬性制度的过程管理。在硬性制度的管理过程中，应该注意做好以下几方面的工作：

       1．制度的民主性。园所管理者应该将园所的规章制度的制定权交给全体员工，通过规章制度的制定来调动员工的管理积极性，以提高员工执行制度的自觉性。因为员工参与规章制度制定过程的本身就是一个对制度接受与学习的过程。

       2．制度的文本化。只有形成规范文本的规章制度，在执行的过程中才具有较高的权威性，同时也有利于规章制度的不断完善。
   
       3．制度的发展性。一般说来，硬性制度具有较强的时间性和场合性，这就使得硬性制度带有较大的变动性与发展性。管理者要根据管理工作的变动与实际需要，及时地调整、补充和完善，使之具有更强的应对性。

       4．制度的内隐化。硬性制度是对人的外在行为进行约束与监督，这就决定了硬性制度具有较强的、显性的规范作用，但是其真正的管理效用还取决于人们对这种制度的内化程度。管理者应该加强对员工的教育，使员工自觉地接受其约束，这是硬性规章制度管理最为有效的表现，也是最为困难的一项工作，但这又是硬性制度管理应该坚持不懈地努力的目标。


      （二）加强柔性制度的管理


       所谓柔性制度，就是指那些界限不太明确、很不容易判断，属于精神领域、价值观念领域，对人的行为具有内在、长远的和导向性的规定、准则或规范。例如，热爱教育事业、热爱幼儿、热爱集体、团结友爱、提倡奉献、认真工作、为人师表等，这些都是对人观念上的约束和引导，这是一种隐性的规范，对人的行为带有深刻的影响作用。由于这类制度很难产生即时的管理效果，加上又有一定的管理难度，所以有相当多的管理者在不同程度上都会忽视柔性制度管理。造成这种不平衡态势的原因是：


       1．低价值的观念。园所管理者往往重视硬性制度的管理价值与管理作用，而忽视了柔性制度的作用与管理的价值。实际上，柔性制度的管理价值是硬性制度所不能替代的，而且柔性制度的管理价值也表现在它对硬性制度管理效果具有直接的制约性。由于柔性制度的管理对人的影响直接指向观念层面，并影响到行为，这种影响力是相当大的。因而，其显现的管理价值是十分高的。然而由于不少管理者对柔性制度的管理价值认识的不全面，从而导致柔性制度管理的低水平。


       2．近期效果的观念。对柔性制度管理不重视的另一个原因，就在于管理者过分注重眼前的、表面的和近期的管理效果。柔性制度的管理，其追求的是实质性和长远性的管理效果，它需要一定的时间，需要有一个充分的、漫长的过程来展开。它没有硬性制度所具有的即时效果，因而容易被管理者所忽视。


       3．难以操作的观念。大多数的管理者对硬性制度的管理，感到有经验、有方法，操作起来比较容易，也容易产生效果。而对柔性制度的管理，大多数的管理者感到无经验、无方法，难以操作，甚至感到无从着手。这是导致柔性制度管理弱化的根本原因。


       强化柔性制度的管理对于提高园所管理水平是十分必要的。为此，首先，要充分认识柔性制度的管理价值，这种价值具体表现在观念的导向性、行为的自觉性、制约的潜在性和效果的长远性。其次，要充分发挥柔性制度的管理效应，这就需要管理者在观念的选择、观念的内化、运行体系的构建和管理方法的创新等方面，加强实践与研究，积累有关的经验与管理方法。